בכנס מעלה הבינלאומי שהתקיים בשבוע שעבר הוקדש דיון מיוחד למערכות מידע בתחום איכות הסביבה וקיימות. המשתתפים בדיון שיתפו כיצד מערכות המידע מתמודדות עם איסוף, מעקב וניתוח המידע הרב שנוצר בארגון עם התפתחות תחום הקיימות והאחריות התאגידית ברחבי העולם. כמו כן הוצגו 2 מערכות מובילות מתחום מערכות מידע לדיווחי סביבה, בטיחות ובריאות.

את הכנס פתחה נאווה סלע, ראש מנהלת קיימות ואיכות הסביבה, תעשיה אווירית, שגם הנחתה את המושב. סלע הציגה את הבעיה איתה מתמודדת התעשייה האווירית, שהיא ארגון גדול עם מספר אתרי ייצור בישראל. לדבריה, אין כיום בחברה מערכת מידע אחודה לתחום הקיימות ולכן נאלצים להשקיע משאבים רבים באיסוף וניהול הנתונים.

אוקיינוסים של אקסלים

לדברי רועי וידברג, רכז קיימות וטביעת רגל פחמנית, כיל, שמרכז את תחום דיווחי הקיימות בחברה, כיל מפרסמת כל שנה דוחות אחריות תאגידית לפי תקן ה-GRI, מתייחסים לנושא ברצינות ומשקיעים בו משאבים רבים. כמו כן מכניסים לדו"ח את הנתונים והמידע וגם גוזרים ממנו יעדים ומטרות ופועלים בהתאם. 

הבעיה, לדבריו, שהחברה מחוייבת לדוחות רבים מלבד דו"ח האחריות התאגידית. למשל, דיווח למפל"ס של מפעלי כיל בישראל, דיווח ל-CDP [Carbon Disclosure Project], הדיווח לדירוג 'מעלה', המנגנון הוולונטרי של המשרד להגנ"ס לדיווח גזי חממה, דיווח Responsible Care, בקשות מידע ממשקיעים ולקוחות ומידע באתר האינטרנט של החברה ועוד.

"מצד אחד חשוב לוודא שהמידע המוצג בכל הדוחות הללו יהיה עקבי וקוהרנטי. מצד שני, רוצים לנהל את הדיווחים ביעילות, גם עבור המטה וגם עבור אתרי הייצור השונים. היו לנו בעבר אוקיינוסים של קבצי אקסל, יותר מ-50 אתרי ייצור בעולם שלכל אחד יש אקסל עבור כל פלטפורמת דיווח, וגרסאות רבות של הקובץ עברו הלוך ושוב באי-מיילים. לכן החלטנו ליישם מערכת מידע לניהול המידע הסביבתי שלנו".

לדברי וידברג, לאחר בחינה מעמיקה של הפתרונות הקיימים, נבחרה מערכת המידע SoFi של חברת thinkstep AG, המאפשרת לגורמים שונים באתרים לדווח באמצעות שאלונים אינטרנטיים לפי תחום עיסוקם ולא לפי דוח ספציפי כזה או אחר. כך, לדבריו, כל אתר מדווח את הנתון רק פעם אחת לתקופה נדרשת, עם כל האסמכתאות הרלוונטיות (חשבוניות, קריאות מונה וכו'), ואת הנתונים מושכים לאיזה דיווח שרוצים. "למשל, אתר מדווח פעם אחת בלבד על צריכת החשמל שלו, עם כל הנתונים הנדרשים. ובלחיצת כפתור מקבלים את צריכת החשמל של כל התאגיד – במקום 50 אקסלים לפחות בעבר".

בנוסף, לדבריו, מסכי התצוגה מסייעים לנהל את המידע ולזהות שיוניים משמעותיים במידע ומגמות באתרים שונים. "אפשר לזהות נתונים חריגים בקלות, לנהל את הנתונים ולמדוד ולהשוות גם במדד רב שנתי או לתקופות זמן שונות".

לדבריו, התוכנה לא חוסכת את הכנת דוח האחריות התאגידית, אך מקצרת ומייעלת משמעותית את התהליכים ליצירתו. "אנחנו נכנסים למערכת ולוקחים את הנתונים שצריך, עם פחות כאב ראש לאתרי הייצור ולמטה. יותר קל לגשת למידע. המערכת חסכה לנו המון משאבים".

המערכת משתנה בהתאם לדיווחים הסביבתיים

מניסיונו, מסכם וידברג את מסקנותיו מהתהליך ונותן טיפים: "קחו את הזמן ותבחנו את הפתרונות שיש בשוק. תשקיעו בזה את הזמן ותוודאו שזה מתאים. תחשבו מה חשוב לארגון שלכם? מערכת בינל' או ישראלית, עברית/אנגלית, וכו'. חשוב שמי שיוביל את הפרויקט יכיר היטב גם את תחום הקיימות וגם את הארגון והצרכים שלו ושיעבוד בצמוד למחלקת מערכות מידע. תשתפו פעולה עם המשתמשים העתידיים: אפשר פעם בחודש לכנס אותם ולהציג להם התלבטויות ולקבל מהם פידבק והכוונה."

"כשהמערכת כבר עובדת, שבו באופן תקופתי עם המשתמשים השונים, במיוחד ה'כבדים', ובדקו כיצד הם משתמשים במערכת ואיפה אפשר לסייע להם לנצל את יכולותיה, זאת בנוסף להדרכה הרוחבית הראשונית. חשוב לזכור כי דיווחי הקיימות משתנים תמידית ולכן גם המערכת צריכה להשתנות בהתאם. זה דורש התאמה מתמדת. ביום שהמערכת עולה לאוויר, כבר יהיו דברים שידרשו עדכון. תתכוננו לכך ותכירו בכך".

מערכת ידידותית למשתמש

לדברי יורגן שטיכלינג [Jürgen Stichling], סמנכ"ל ניידות, אנרגיה וכימיקלים, מחברת AG Thinkstep, המציעה בין השאר מערכות מידע לניהול תחום הקיימות בארגון, ובעלת התוכנה SoFi שכי"ל משתמשת בה, לארגון כדאי להשקיע בתחום הקיימות כי זה מביא להפחתה בהוצאות, הפחתת החשיפה וחיזוק המותג. לדבריו, יש יותר מ-20,000 משתמשים בפתרונות התוכנה שלהם, והחברה מציעה פתרונות לרמת המוצר/שירות [Product Sustainability] וגם לרמת הארגון [Corporate Sustainability].

לדבריו, המערכת שלהם היא ידידותית למשתמש ומעניקה תובנות אסטרטגיות מקצועיות. כמו כן, ניתן לבצע בעזרתה בשעות ספורות ניתוחים שבעבר דרשו שנים של עבודת איסוף וניתוח נתונים.

להפוך את הדיווחים הוולונטריים לפשוטים ובעלי החזר השקעה מדיד

נועם גרסל, מייסד ומנכ"ל אסיף אסטרטגיות, הציג מיזם חדש עליו הוא עמל בשנים האחרונות - 'אקו או.אס' - תוכנת ענן לניהול תוכניות קיימות בתאגידים. לדבריו, קיימת סטגנציה בכמות המדווחים דוחות אחריות תאגידית בארץ ובעולם, כיוון שנדרשת השקעת משאבים בדיווח וההחזר על ההשקעה לא תמיד מדיד וודאי. אחת הסיבות לכך היא שהמשקיעים לא תמיד מעריכים את דיווחי הקיימות וולונטריים. לכן, סבור גרסל, יש צורך בפישוט והוזלת התהליך עם דגש על החזר השקעה מדיד.

לדבריו, לתוכנת הענן שלהם לניהול קיימות ואיכות סביבה יתרונות רבים: הקמה ראשונית פשוטה על בסיס נתונים היסטוריים ודיווחים קיימים, כלים לנתח נתונים, ידידותית למשתמש, לא דורשת הדרכה והכשרה - כמו סלולרי, ומתאימה למספר בלתי מוגבל של משתמשים. המידע והנתונים המוזנים למערכת, הופכים ל-data base אחיד ממנו ניתן לגזור שימושים שונים: דיווחי קיימות שונים, ניתוח עסקי או תפעולי לזיהוי הצלחות ונקודות לשיפור ועוד.

אמנם המערכת עדיין נמצאת בשלבי הקמה והרצה, אך לדבריו, כבר יש לה מספר יישומים:

• המערכת משמשת לדיווח דיגיטלי עבור ה-European water stewardship standard, שגם המפקחים וגם הגורמים המפוקחים יכולים להשתמש בה.
• הצגה והשוואה של ביצועי החברה למדדי ייחוס [בנצ'מרקים] של מדדי קיימות בתחומים שונים ממקומות שונים ומענפים שונים. כלומר לא רק דיווח וניתוח מידע פנימי, אלא השוואה למדדים חיצוניים.
• Location based stress test: השוואה בין אתרים שונים של החברה – מאפשר ללמוד ולשפר את האתר המדובר.

המגמה: אימוץ מערכות מידע לניהול דיווחי סביבה ואחריות תאגידית

אם כן, נראה כי השוק מסמן את המגמה בתחום הדיווחים הסביבתיים ודיווחי האחריות התאגידית - החברות התעשייתיות הגדולות, המנהלות מספר אתרי יייצור ברחבי העולם וכפופות לרגולציה סביבתית הולכת ומחמירה, זקוקות למערכות מידע על מנת לנהל ביעילות את הדיווחים הסביביתיים הרבים ובאותה הזדמנות גם לתת מענה לדיווחי הרשות בתחום. מערכות אלה מסייעות לארגונים הגדולים לא רק להקל על תהליך איסוף הנתונים, הניתוח ושמירת הידע בארגון, אלא גם למצות את תהליכי ניתוח הנתונים, לאתר את ההצלחות והכשלונות וליישם תהליכי שיפור ביצועים.

לא נופתע אם בהמשך, חברות גדולות בעלות פרישה גיאוגרפית רחבה שאין בבעלותן אתרי ייצור ולכן לא כפופות לרגולציה סביבתית מחמירה, אך חורטות על דגלן את תחום האחריות התאגידית, גם יאמצו לחיקן מערכות מידע דומות לצורך ניהול הדיווחים הוולונטריים שלהן.

---------

קישורים רלוונטיים:

1. האוניברסיטה העברית מאמצת מדיניות השקעות אחראיות, 4.12.2017
2. האחריות התאגידית נכנסת לבורסה. מדדי אג"ח "מעלה", 31.10.2017
3. האם ההשקעה בחברות "הוגנות" משתלמת? 31.07.2016
4. האם כדאי לפרסם דו"ח אחריות תאגידית? 07.03.2016
5. האם דו"ח אחריות תאגידית משפיע על המניה? 17.09.2015
6. איך מפעל יכול לקבל ניקוד חיובי בדירוג הסביבתי של המשרד להגנ"ס?14.07.2016
7. מידע נוסף על אחריות תאגידית סביבתית | infospot